10/01/2021
******************* ENGLISH/ESPANOL POST ************************
Online Voting is a great tool designed to pair the greatest need of an HOA—homeowner involvement—with a technological solution.
As a follow-up to an earlier article about community voting, this week we will share the benefits and challenges of online voting for your HOA. Then, we will provide some best practices to consider when planning your own campaign involving online voting.
Benefits
There are three main benefits to online voting: the results are easy to track, it encourages participation, and it makes meeting quorum a cinch.
Online voting companies today can have all your results in one, easy-to-find place with the click of a button (and will store that information for you if you ever need to perform a recount). Storing information digitally also saves you from going through paper ballots by hand, which makes the process much faster.
Another key benefit of online voting is that it encourages participation. With traditional voting mechanisms, you either go in person to the meeting to cast your vote, or you send in the proxy. If you choose to send in the proxy, you have two options: send it in via mail or bring the proxy to the management company or community office in person.
With online voting, homeowners can sit in the comfort of their living rooms and conveniently learn about their candidates and submit their vote from their favorite device.
By decreasing the barrier to participate you’ll likely get much higher participation, which segues us straight into the third key benefit of online voting: it makes meeting quorum much easier. If your association is one that traditionally has trouble meeting quorum, your odds of having a successful meeting will be higher if you include online voting as an option.
Challenges
Now, let’s highlight three potential challenges regarding online voting for HOAs:
* Compliance. Like traditional elections, online elections must meet legal guidelines. RealtorXchange can help if you are in compliance with all federal, state, and local ordinances before you start any new initiative, as laws can, and do, change.
* Protect homeowner data. Electronic voting is still a budding technology and is a fantastic convenience. As a board member, when running an online election, it’s critical to ensure voter integrity is maintained. Your chosen platform should provide these protections. In other words, having a voting record will ensure that there is a way to implement checks and balances in the system in case anyone ever claims fraudulent activity occurred during the election. While there should be a reasonable expectation of confidentiality, having detailed records will actually protect the HOA’s liability.
* Homeowners may need guidance on voting online. Since online voting is relatively new to the HOA industry, you will want to make sure homeowners understand their online voting options. For example, consider including a how-to guide or FAQ when you send the online voting instructions.
Best Practices
To have a successful HOA voting experience, please consider the following four tips:
1. Choose your vendor. If you have a management company, your community manager will guide you in choosing the vendor that is right for you. Here are a few questions to ask: How many times per year will you utilize this service? What level of customer service will you expect? Asking these questions will help you focus on what’s most important to you in a service provider.
2. Decide what you want online voting to be used for. Be aware that you have the option to mix and match voting options. Do you want online voting to be used only for proxies, or do you want homeowners to be able to elect board members online, too? Knowing the full spectrum of your options will allow you to decide what’s best for your individual community. For example, we recommend using an online voting option for votes that require a high percentage of homeowner participation.
3. Include as much information as possible in the online voting instructions. If there is any information you believe will improve homeowners’ understanding of the voting process, include it. Items to have within the website include board member candidate profiles, information regarding voting procedures, and any sections of the CC&Rs or legal statutes that may affect the outcome of the vote. For example, if a candidate has to be at the annual meeting in order to receive the office, include that information.
4. Be proactive in your communication. Because online voting is relatively new, many homeowners may not understand it’s an option. Be sure to include instructions for online voting in any mail out, and consider making signs to post throughout your community, too. The more information about online voting that’s out there, the more the service will be utilized.
Online voting will likely increase homeowner participation in your HOA and give boards an important tool they can use to gather information about the preferences of homeowners within their community. While online voting may not be right for every HOA, implementing a few of the above tips can increase homeowners’ participation.
*************************** ESPANOL *********************************
La votación en línea es una excelente herramienta diseñada para combinar la mayor necesidad de una Asociación de propietarios (participación del propietario) con una solución tecnológica.
Como continuación de un artículo anterior sobre la votación comunitaria, esta semana compartiremos los beneficios y desafíos de la votación en línea para su HOA. Luego, proporcionaremos algunas de las mejores prácticas para considerar cuando planifique su propia campaña que involucre la votación en línea.
Beneficios
Hay tres beneficios principales de la votación en línea: los resultados son fáciles de rastrear, fomenta la participación y hace que la reunión del quórum sea muy fácil.
Las empresas de votación en línea de hoy pueden tener todos sus resultados en un lugar fácil de encontrar con solo hacer clic en un botón (y almacenarán esa información por usted si alguna vez necesita realizar un recuento). El almacenamiento de información digital también le evita tener que revisar las boletas de papel a mano, lo que hace que el proceso sea mucho más rápido.
Otro beneficio clave de la votación en línea es que fomenta la participación. Con los mecanismos de votación tradicionales, usted va en persona a la reunión para emitir su voto o envía el poder. Si elige enviar el proxy, tiene dos opciones: enviarlo por correo o llevar el proxy a la empresa de gestión o la oficina comunitaria en persona.
Con la votación en línea, los propietarios pueden sentarse en la comodidad de sus salas de estar y aprender cómodamente sobre sus candidatos y enviar su voto desde su dispositivo favorito.
Al disminuir la barrera para participar, es probable que obtenga una participación mucho mayor, lo que nos lleva directamente al tercer beneficio clave de la votación en línea: hace que la reunión del quórum sea mucho más fácil. Si su asociación es una que tradicionalmente tiene problemas para alcanzar el quórum, sus probabilidades de tener una reunión exitosa serán mayores si incluye la votación en línea como una opción.
Desafíos
Ahora, resaltemos tres desafíos potenciales relacionados con la votación en línea para las asociaciones de propietarios:
* Cumplimiento. Al igual que las elecciones tradicionales, las elecciones en línea deben cumplir con las pautas legales. RealtorXchange puede ayudarlo si cumple con todas las ordenanzas federales, estatales y locales antes de comenzar cualquier iniciativa nueva, ya que las leyes pueden cambiar y de hecho cambian.
* Proteja los datos del propietario. El voto electrónico es todavía una tecnología en ciernes y es una comodidad fantástica. Como miembro de la junta, al realizar una elección en línea, es fundamental garantizar que se mantenga la integridad de los votantes. Su plataforma elegida debe proporcionar estas protecciones. En otras palabras, tener un registro de votación garantizará que haya una manera de implementar controles y equilibrios en el sistema en caso de que alguien alguna vez afirme que se produjo una actividad fraudulenta durante la elección. Si bien debe haber una expectativa razonable de confidencialidad, tener registros detallados realmente protegerá la responsabilidad de la Asociación de Propietarios.
* Los propietarios pueden necesitar orientación sobre cómo votar en línea. Dado que la votación en línea es relativamente nueva en la industria de las asociaciones de propietarios, querrá asegurarse de que los propietarios comprendan sus opciones de votación en línea. Por ejemplo, considere incluir una guía de procedimientos o preguntas frecuentes cuando envíe las instrucciones para votar en línea.
Mejores prácticas
Para tener una experiencia de votación exitosa en la HOA, considere los siguientes cuatro consejos:
1. Elija su proveedor. Si tiene una empresa de administración, su administrador de la comunidad lo guiará para elegir el proveedor adecuado para usted. Aquí hay algunas preguntas para hacer: ¿Cuántas veces al año utilizará este servicio? ¿Qué nivel de servicio al cliente espera? Hacer estas preguntas lo ayudará a concentrarse en lo que es más importante para usted en un proveedor de servicios.
2. Decida para qué desea utilizar la votación en línea. Tenga en cuenta que tiene la opción de combinar y combinar opciones de votación. ¿Desea que la votación en línea se use solo para apoderados o desea que los propietarios de viviendas también puedan elegir a los miembros de la junta en línea? Conocer el espectro completo de sus opciones le permitirá decidir qué es lo mejor para su comunidad individual. Por ejemplo, recomendamos utilizar una opción de votación en línea para los votos que requieren un alto porcentaje de participación de los propietarios.
3. Incluya tanta información como sea posible en las instrucciones de votación en línea. Si hay alguna información que crea que mejorará la comprensión de los propietarios del proceso de votación, inclúyala. Los elementos que se deben tener dentro del sitio web incluyen perfiles de candidatos de miembros de la junta, información sobre los procedimientos de votación y cualquier sección de los CC & R o estatutos legales que puedan afectar el resultado de la votación. Por ejemplo, si un candidato tiene que estar en la reunión anual para recibir el cargo, incluya esa información.
4. Sea proactivo en su comunicación. Debido a que la votación en línea es relativamente nueva, es posible que muchos propietarios no comprendan que es una opción. Asegúrese de incluir instrucciones para votar en línea en cualquier correo enviado y considere hacer letreros para publicar en toda su comunidad también. Cuanta más información haya sobre la votación en línea, más se utilizará el servicio.
La votación en línea probablemente aumentará la participación de los propietarios de viviendas en su Asociación de propietarios y brindará a las juntas una herramienta importante que pueden usar para recopilar información sobre las preferencias de los propietarios de viviendas dentro de su comunidad. Si bien la votación en línea puede no ser adecuada para todas las asociaciones de propietarios, implementar algunos de los consejos anteriores puede aumentar la participación de los propietarios.
