11/12/2020
EXPENSAS (C.A.B.A.) – CONTROL
CYNTHIA ROSIO·JUEVES, 24 DE MAYO DE 2018·
Nota: La información aquí detallada no está completa. Periódicamente iremos agregando más información. Mucho de lo incorporado es experiencia, y puede mejorarse.
Para poder controlar, tenemos que saber cómo hacerlo y cómo organizarnos.
Como controlamos y que controlamos
Información básica previa
· En la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, las expensas se deben liquidar a través del modelo único digital de liquidación de expensas “MIS EXPENSAS” https://www.buenosaires.gob.ar/defensaconsumidor/administradores-de-consorcios/misexpensas
· Verificar el CUIT del consorcio en la página de AFIP, para saber si está correctamente inscripto. https://seti.afip.gob.ar/padron-puc-constancia-internet/ConsultaConstanciaAction.do
1. Datos del administrador.
En el resumen de expensas debe figurar el nombre completo del administrador, su domicilio, mail, teléfono, su CUIT, su inscripción en el R.P.A. Con estos datos puedo hacer la consulta en la página web del Gobierno de la Ciudad para confirmar su matricula, su domicilio (que debe coincidir con el declarado en el resumen de expensas), su CUIT y la fecha de vencimiento de su matricula. El link para hacer la consulta es:
http://www.buenosaires.gob.ar/defensaconsumidor/administradores-de-consorcios/busqueda-de-administradores-de-consorcios
Si el administrador no figura en el registro, permite hacer el reporte y generar la denuncia.
2. Indicación del mes y año que corresponda a dicha liquidación
3. Información:
Lo ideal es que se incluya lo realmente cobrado y lo realmente pagado en el mes. Y si todos los movimientos (cobranzas y pagos) se realizan por la cuenta bancaria, el saldo de disponibilidad debe coincidir con el saldo bancario. Y todo pago con cheque diferido debería informarse en forma separada e incluirlo cuando el pago esté realizado.
- Solicitar al administrador que en el detalle de expensas incluya en cada pago: Nombre del proveedor, su CUIT, Nº de factura que se abona, y Nº de cheque emitido. Asimismo al cierre de la información, que indique el detalle de los cheques sin uso y los números de los cheques anulados.
Experiencia:
- Hay administradores que antes de realizar el informe de expensas, realizan previamente el control de los movimientos bancarios y a partir de dicha información confeccionan el informe de expensas (que va a coincidir el saldo del banco con lo detallado en el informe como el saldo de disponibilidad). Si existe un cheque emitido que no se debitó en la cuenta bancaria o un pago de expensas no acreditado y se tiene la información, lo informan separado.
4. Control de gastos
- Un primer paso seria armar una planilla en excel y volcar en ella mes a mes los gastos incluidos en cada informe de expensas por el año en curso (ejercicio fiscal) de que se trate. Esto nos permite ver la evolución en el año de cada concepto y controlar que no dupliquen o falte algún gasto. Si hay algún concepto que se paga en cuotas, colocar la aclaración de que cuota es la que se está pagando, así nos permite hacer un control a simple vista. Esto nos permite también chequear las sumas. Asimismo, habilitar una columna o insertar comentario en la celda donde ingresamos el importe para indicar el número de factura del proveedor, esto nos permitirá ver la secuencia numérica de las mismas y si ese proveedor es relevante.
- Facturas de gastos: constatar el CUIT del proveedor en https://seti.afip.gob.ar/padron-puc-constancia-internet/ConsultaConstanciaAction.do . Esta información nos dirá si está habilitado para facturar.
5. Cargas Sociales F.931:
- Un primer control lo podemos hacer a través de la página de la AFIP que nos va a decir únicamente si se hizo la presentación y si se pagó. Dicha información esta dada por los últimos doce meses. No nos da información de montos ni detalle de su composición. El link para hacer la consulta es http://www.afip.gob.ar/empleados/ luego en Información-Herramientas de asistencia del trabajador, y ahí “consulta sin clave fiscal” (https://serviciosweb.afip.gob.ar/TRAMITES_CON_CLAVE_FISCAL/MISAPORTES/app/basica/ingresoDatos.aspx ), aquí pide el CUIL del empleado del consorcio o bien su DNI, apellido y s**o (esta información debe figurar en el resumen de expensas).
- Pedir al administrador que al momento de rendición de cuentas (o si se quiere por el periodo que cada consorcio decida), presente junto con el informe de expensas el informa del Sistema de Cuentas Tributarias (http://www.afip.gob.ar/cuentasTributarias/ ) . Esta información la puede obtener el administrador de la página de la AFIP utilizando la clave fiscal del consorcio. Nos dice si las declaraciones juradas se presentaron en término, si se adeuda, si hay intereses pendientes de pago, multas pendientes de pago, desde que mes hasta que mes se pide la información, fecha y hora de consulta, y la información la describe periodo por periodo solicitado.
6. Porcentaje a aplicar:
En el Reglamento de Propiedad Horizontal, figura el porcentaje a aplicar a cada Unidad Funcional. Dicho porcentaje aplicado al total de gastos a distribuir nos da el monto de expensas a pagar.
7. Cuenta Bancaria:
- De acuerdo a la Ley 5983 (28/6/2018) que modifica la Ley 941, es obligación del administrador el depositar los fondos del consorcio en una cuenta bancaria a nombre del consorcio. No debe haber cobros de expensas en efectivo ni pagos en efectivo. El cobro de expensas deben ser depositados en la cuenta del consorcio y por los pagos el administrador debería generar un cheque por cada erogación que efectúe.
- Controlar en cada informe de expensas que el saldo inicial del banco en un periodo, debe coincidir con el saldo final del periodo anterior.
8. Juicios:
En el supuesto que existan juicios por cobro de expensas u otras causas que el consorcio forme parte, debe estar indicado en la liquidación mensual con todos los datos del mismo e ir informando cada nueva novedad sobre el tema. Informar el monto nominal adeudado sin los intereses (esta suma es fácil de visualizar sumando mes a mes el importe propiamente de expensas que no ha pagado al consorcio), y detallar los intereses en forma separada.
9. Sentencias de cobro favorables al consorcio:
Toda la documentación relativa al cobro de una sentencia favorable al consorcio debe ser puesta a disposición en la primer asamblea Ordinaria o Extraordinaria que se celebre. Y la misma debe ser depositada en la cuenta bancaria del consorcio. Dicha información debe ser incorporada en el informe de expensas en el mes que se produce.
10. Pagos a proveedores:
- Resolución General AFIP 3164/2011 – Retención de IVA – pagos a las empresas de servicios de limpieza de edificios, seguridad, otros: tener en cuenta que si nuestro consorcio contrata empresas de servicios de limpieza, empresa de servicios de seguridad, o empresas de recolección de residuos domiciliarios, el administrador debe retener IVA al momento del pago de las facturas correspondientes y depositar lo retenido a la AFIP. Porque si el administrador no cumple (por error u omisión), luego siempre recae en el consorcio.
- Resolución General 1556 - Régimen de retención - contribuciones patronales. Cuando se contrate empresas de servicios de limpieza de inmuebles, tener en cuenta esta resolución. Los agentes de retención que no hayan practicado las retenciones previstas, serán solidariamente responsables con los prestadores del servicio de limpieza del cumplimiento de las obligaciones relativas a las contribuciones patronales con destino al Sistema Único de la Seguridad Social (SUSS) (art. 5°).
“Art. 2 — Deberán actuar como agentes de retención los sujetos que contraten o subcontraten, total o parcialmente, los servicios de limpieza de inmuebles incluidos los consorcios de copropietarios de edificios bajo el régimen de la Ley N° 13.512.”
http://servicios.infoleg.gob.ar/infolegInternet/anexos/85000-89999/88172/norma.htm texto completo de la norma
http://servicios.infoleg.gob.ar/infolegInternet/anexos/85000-89999/88172/texact.htm texto actualizado de la norma
CONSEJO DE PROPIETARIOS
El articulo 2064 inciso b) del Código Civil y Comercial de la Nación le da la atribución al Consejo de Propietarios de “controlar los aspectos económicos y financieros del consorcio”.
AUDITORIA
1. Auditoria de consorcios por profesional en Ciencias Económicas:
El auditor solo puede ser designado por Asamblea, siendo esta facultad indelegable. Pueden existir auditorias por un tema específico, por análisis de la gestión del Administrador, por control de los informes de expensas. Y presentará el informe ante otra asamblea o ante los propietarios que autorice la asamblea.
EXPERIENCIAS DE ALGUNOS CONSORCIOS:
· Algunos Consejos de Propietarios, se dividen entre sus miembros las tareas de control que desean realizar, para no superponerse, y luego se reúnen para cambiar opiniones e informar al resto del consorcio.
· En algunos consorcios se mantienen comunicados vía email o whatsapp. Para ello es muy beneficioso conocer sus nombres y mantenerse informados de cualquier situación que suceda en el edificio. El generar buena comunicación entre los propietarios ayuda al bienestar del consorcio y hasta ayuda al bienestar de la Vida misma.
· En algunos consorcios, los propietarios decidieron que antes que el administrador emita el informe mensual de expensas, debe enviar un borrador del mismo al Consejo de Propietarios para su control, y una vez aprobado por ellos, emite el informe.
· En algunos consorcios, el consejo de Propietarios informa al resto de los propietarios las actividades que realiza en cuanto a comunicaciones con el administrador, controles, etc. Y la modalidad de informar varia según el consorcio; algunos lo realizan vía mail, via whatsapp, o llevando un libro de la actividad realizada. Esta información también los facilita a hacer un seguimiento de lo que hacen.
Regímenes nacionales de la seguridad social y de obras sociales. Contribuciones patronales. Sujetos que presten servicios de limpieza en inmuebles. Régimen de retención. Su implementación.
