21/10/2013
AS SETE REGRAS DE OURO PARA O SÍNDICO
Confira algumas dicas para o(a) síndico(a) ou administrador(a) minimizar o desgaste pessoal durante sua gestão:
Sete-dicas-para-obter-qualidade-no-atendimento-televendas-cobrancaO uso do livro de reclamações e sugestões, blog e/ou site do condomínio, são recursos que evitam o contato direto, e muitas vezes estressante, entre moradores que têm queixas entre si.
Além disso, é sempre importante formalizar as reclamações e ocorrências, tratando mais profissionalmente os problemas existentes no edifício. Isso evita que as medidas e punições sejam contestadas.
Há condomínios que disponibilizam esse o livro de reclamações e sugestões na Internet através de blog ou site do condomínio, o que pode agilizar o processo e dar mais privacidade ao reclamante.
Conhecer bem a Convenção e o Regulamento Interno do condomínio, bem como a legislação básica que rege a vida condominial, é o primeiro passo para estar bem respaldado nas atitudes tomadas. Saiba que qualquer problema deve ser sempre checado pelo síndico. Se o edifício dispõe de uma administradora, as informações devem ser repassadas a ela, quando houver necessidade de tomar providências. Assim, a indisposição do síndico com os moradores f**a menor.
Qualquer providência que venha a ser tomada pelo síndico deve ser baseada em provas consistentes e com respaldo de advertências por escrito.
Estipular um horário de atendimento para queixas de condôminos pode facilitar a vida do síndico, dependendo principalmente do tamanho do condomínio. É preciso disciplinar os horários para que o síndico tenha uma vida pessoal também.
O síndico deve apenas se envolver em problemas que dizem respeito à sua função e pelos quais o condomínio é responsável. Queixas como vazamentos de um apartamento para o outro não são de responsabilidade do síndico, por exemplo – apenas os vazamentos que envolvem as colunas comuns de água e esgoto.
Se tiver um zelador de confiança, o síndico pode orientar os condôminos a direcionar suas reclamações e sugestões para este funcionário – que deverá, por sua vez, reportar ao síndico as informações recebidas.
O síndico deve, na medida do possível, evitar entrar em atritos ou polêmicas ou tomar partido por simpatia a este ou aquele morador.
AS SETE REGRAS DE OURO DO RELACIONAMENTO
1) Saber ouvir as partes. Quando há problemas no condomínio, tente entender os fatos, para além das versões que uma ou outra parte do problema produzem. Por exemplo: quando um morador reclama repetidamente do barulho feito por outro, não aplique uma advertência imediatamente. Veja o que cada lado tem a dizer, observe o comportamento de cada um, e ouça um terceiro, como o zelador. Assim, você evita tomar partido muito explicitamente.
Se necessário, reúna o Conselho para auxiliá-lo em decisões difíceis. Ainda que exista legalmente apenas para fiscalizar as contas, nada impede que este órgão seja investido de uma função “moral” de – como o nome diz – aconselhamento, em casos como a aplicação de uma multa, a demissão de um funcionário.
2) Ter uma boa comunicação com o zelador. Este profissional é seu elo de contato com os condôminos e com os funcionários. É ele quem mais circula entre todos, quem recebe primeiro as informações, opiniões, reclamações. Faça dele sua comunicação informal e verifique se as mensagens estão chegando sem muita distorção.
Ao mesmo tempo, é preciso que ele tenha autonomia para resolver pequenos problemas e tomar providências cotidianas, evitando o acúmulo para o síndico.
3) Transparência nas prestações de contas e nas atitudes. Saiu de moda a figura do síndico linha-dura, centralizador e acima de qualquer suspeita, a quem a maioria dos condôminos assinaria um cheque (ou uma procuração) em branco. O país se democratizou, e por outro lado, houve o crescimento da corrupção em todos os setores. Por tanto, o que as pessoas esperam é clareza e honestidade nas prestações de contas à assembléia, anualmente e sempre que inquirido por esta.
Tomar decisões importantes sempre com a assembléia, sem paralisar a gestão, mas tendo a paciência de dividir o poder para mais tranquila e seguramente gerir o bem comum. Ter meios de comunicação com a comunidade é essencial para a transparência – blog, jornal do condomínio, cartazes em áreas sociais.
4) Paciência. Se for necessário explicar um determinado ponto 10 vezes, faça isso. Em um condomínio, convivemos muitas vezes com pessoas provenientes de diferentes culturas e níveis educacionais. Assim, é preciso perceber que nem todos entendem nossas intenções imediatamente, às vezes é preciso de um bom tempo e insistência paciente para nossa “mensagem” ser assimilada.
A paciência é imprescindível em uma função como a de síndico, em que se tem de lidar com as expectativas das pessoas o tempo todo.
5) Conheça os condôminos. Cada morador tem sua personalidade, entenda cada um e ajuste sua forma de negociar para cada tipo. Não adianta ter sempre o mesmo discurso. Sem abrir mão de seus princípios e idéias, aprenda a expô-los de acordo com o perfil do condômino, sua idade, sua profissão, sua família, seu modo de ser. Assim, se dobrar, você será flexível e ágil na sua comunicação, o que certamente trará mais compreensão.
6) Procure incentivar a participação dos condôminos. A participação traz ao condômino o senso de que o cuidar do condomínio é uma tarefa comunitária – ao contrário da percepção comum, de que o condomínio é um prestador de serviços ao condômino. Essa integração à vida comum pode ser inclusive uma perspectiva de crescimento para o condômino, como conta o síndico Wilton Augusto: “Uma condômina era formada em agronomia, mas exercia somente a função de mãe. Ela foi convidada a ajudar na organização e arrumação do jardim, e isso teve um excelente resultado, pois além de ela usar seus conhecimentos, ganhou o respeito de outros condôminos, o que lhe trouxe alegria e motivação”.
7) Ser discreto. Não comentar com um condômino o que aconteceu com o outro, como por exemplo, visitas de oficiais de justiça, brigas de família, inadimplência. Como síndico, você acaba recebendo muitas informações, mas cuidado com elas. Muitas podem ser inclusive boatos, lançados em seus ouvidos por alguém que espera que você os espalhe. Ainda que você pertença a um grupo dentro do condomínio, não está cuidando apenas dele, mas do todo – assim como o presidente não pode governar só para seu partido e só com ele. A discrição o ajudará a ter o respeito e a confiança de todos.
Fonte: Portal GSA
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