16/03/2020
📌Wichtige Information 📌
Sehr geehrte Damen und Herren,
auch vor unserer Arbeit machen die Ausbreitung des "Corona-Virus" und die damit verbundenen Handlungsweisungen der Landesregierung Nordrhein-Westfalen nicht halt.
Aus diesem Grunde haben wir unser Büro ab dem 16. März 2020 auf größtenteils Home-Office umgestellt. Wir sind trotzdem unter der Ihnen bekannten Rufnummer zu erreichen, allerdings ist die Telefonzentrale in der nächsten Zeit lediglich notbesetzt. Daher möchten wir Sie bitten, sich mit Ihrem Anliegen vorzugsweise per Email direkt an die für Sie zuständige Sachbearbeiterin oder an [email protected] zu wenden. Wir melden uns dann so schnell wie möglich bei Ihnen. Sollte es trotz aller Bemühungen zu Einschränkungen und Verzögerungen kommen bitten wir bereits heute um Ihr Verständnis.
Wir möchten Sie bitten, von einem persönlichen Erscheinen in unseren Büroräumen abzusehen außer natürlich nach vorheriger terminlicher Absprache. Nur durch den Schutz unserer Büroräume können wir den weiteren Ablauf unserer Verwaltungsarbeit gewährleisten.
Ferner bitten wir um Verständnis dafür, dass wir entsprechend der Weisung der Landesregierung Nordrhein-Westfalen vorerst keine Orts- und / oder Besprechungstermine vereinbaren bzw. wahrnehmen können, die nicht unbedingt notwendig sind.
Von einem Absagen bereits eingeladener Eigentümerversammlungen oder einem Verschieben geplanter Versammlungen sehen wir derzeit jedoch ab, es sei denn, wir würden behördlich dazu verpflichtet. Im Rahmen einer ordnungsmäßigen Verwaltung sollten zumindest der Wirtschaftsplan, die Jahresabrechnung, eine gegebenenfalls notwendige Verwalterbestellung und nicht aufschiebbare Instandhaltungsmaßnahmen auf einer Versammlung zur Beschlussfassung gestellt werden.
Wir haben daher für Sie und uns folgenden Maßnahmenplan aufgestellt:
o Die Tagesordnung wird bis zu einer Entspannung der Lage auf das Wesentliche reduziert, so dass möglichst mit Vertretungsvollmachten gearbeitet werden kann. Wir werden in Abstimmung mit dem Beirat entscheiden, welche Tagesordnungspunkte gegebenenfalls zurückgestellt werden sollten.
o Dringend notwendige Instandhaltungen / Instandsetzungen - sofern die Ausführung nicht im Rahmen einer ordnungsmäßigen Verwaltung beauftragt werden kann - werden selbstverständlich auf die Tagesordnung gesetzt.
o Sofern von Ihnen gewünscht kann es etwa eine Woche vor der anberaumten Versammlung eine Besprechnung per Onlinekonferenz geben, in deren Rahmen alle offenen Fragen geklärt werden können, so dass von Ihnen dann zum Versammlungstermin entsprechend Ihre Vollmacht vorgelegt werden kann.
Ein entsprechendes Formular werden Sie kurzfristig erhalten.Natürlich können sämtliche Fragen auch telefonisch oder per Email vorab mit uns besprochen werden.
o Eigentümer, die sich in der letzten Zeit in einem der vom Robert-Koch-Institut definierten Krisengebiete aufgehalten haben, bitten wir, generell von einer Teilnahme an der Eigentümerversammlung abzusehen. Sollten Sie Erkältungssymptome aufweisen, bitten wir Sie ebenfalls, den Versammlungen fern zu bleiben und stattdessen eine Vertretungsvollmacht zu erteilen.
o Aufgrund der Hygienevorschriften dürfen nicht mehr als fünf Personen an der Eigentümerversammlung teilnehmen, daher verweisen wir auch hier nochmals ausdrücklich auf die Möglichkeit, Ihrer Verwaltung oder einem Beiratsmitglied Ihre Vollmacht - ggf. auch mit entsprechender Weisung - zu erteilen.
o Es wird auf Händeschütteln verzichtet, und wir werden entsprechende Desinfektionsmittel für Sie bereit halten.
Wir sehen uns gut vorbereitet und gehen davon aus, dass wir mit den hier erläuterten Maßnahmen gemeinsam dem "Corona-Virus" die Stirn bieten können.
Natürlich bleiben wir auch in dieser besonderen Situation gerne für Sie tätig und stehen für Rückfragen zur Verfügung.
Bitte bleiben Sie gesund!
Mit freundlichen Grüßen
Ihr Team der BC Hausverwaltungs GmbH
