Sidens formål er at formidle informationer fra bestyrelsen i AAB afdeling 46, Baltorpvej
Foreningen administreres som en Parlamentarisk Forening
Afdelingsbestyrelsens opgaver:
1. Parlamentariske afdelingsbestyrelser løser de beboerdemokratiske opgaver, som er defineret i almenboliglovens kapitel to. AAB’s administration er ansvarlig for driften af afdelingen. Parlamentariske afdelinger er forpli
gtet til at indgå serviceaftale med administrationen.
2. Afdelingsbestyrelsen fører tilsyn med afdelingens vedligeholdelsestilstand og pasning samt påser, at der er god ro og orden i afdelingen.
3. Bestyrelsen kan deltage i den årlige bygningsgennemgang af afdelingen sammen med administrationen og ejendomsfunktionær. Bygningsgennemgangen danner grundlag for den drifts- og vedligeholdelsesplan, som indarbejdes i budgettet.
4. Mindst en gang om året skal afdelingsbestyrelsens medlemmer - sammen med en repræsentant fra boligforeningens administration - gennemgå afdelingens drifts- og vedligeholdelsesplaner for de kommende år. Med udgangspunkt i denne gennemgang og administrationens oplæg om de økonomiske konsekvenser, kan bestyrelsen stille forslag til afdelingsmødet om iværksættelse af aktiviteter og arbejder.
5. Hvert år gennemgår og behandler afdelingsbestyrelsen, sammen med administrationen, forslag til budget for afdelingens drift. Afdelingsbestyrelsen kan fremsætte ønsker om tilføjelser eller ændringer m.v. til driftsbudgettet og kan bede om et møde med administrationen herom. Administrationen forelægger herefter forslag til driftsbudget for afdelingsmødet til godkendelse. Organisationsbestyrelsen foretager den endelige godkendelse af driftsbudgettet.
6. Administrationen fremlægger årsregnskabet til orientering på afdelingsmødet. Afdelingsmødet kan beslutte, at afdelingsmødet skal godkende årsregnskabet, jf. vedtægternes § 14, stk. 4.Administrationen udarbejder afdelingens årsregnskab og sender det til afdelingsbestyrelsens eller afdelingsmødets godkendelse. Regnskabet underskrives af organisationsbestyrelsen, inden repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse.
7. Eventuelle tvister mellem boligforeningens ledelse og afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet om driftsbudget og årsregnskab indbringes af boligforeningens ledelse for kommunalbestyrelsen i beliggenhedskommunen, som træffer den endelige administrative afgørelse.
8. Ved fraflytninger foretages syn af boligerne i overensstemmelse med reglerne i afdelingens vedligeholdelsesreglement og lejeaftalen. Ansvar for og gennemførelse af fraflytningssyn varetages af administrationen. Afdelingsbestyrelsen kan deltage i både indflytningssyn og fraflytningssyn.
9. Afdelingsbestyrelsen er ansvarlig for at indkalde til ordinære såvel som ekstraordinære afdelingsmøder jf. På det ordinære afdelingsmøde forelægger formanden på afdelingsbestyrelsens vegne beretning for det forløbne år. Afdelingsbestyrelsen er ansvarlig for, at der skrives referat af afdelingsmødet og skal sørge for at referatet gøres tilgængeligt for afdelingens beboere senest 4 uger efter mødets afholdelse. Referatet skal, jf. vedtægternes § 17, stk. 5, være underskrevet af dirigenten og formanden for afdelingsbestyrelsen. Afdelingsbestyrelsen lægger kopi af afdelingsmødeindkaldelser, inklusive forslag og andre bilag, i DocuNote. Efter afdelingsmødet lægger afdelingsbestyrelsen et referat, hvoraf afdelingsmødets beslutninger klart skal fremgå, i DocuNote.
10. Afdelingsmødet beslutter, om afdelingsmødet eller afdelingsbestyrelsen vælger medlemmer til repræsentantskabet, jf. vedtægternes § 14, stk. 6. Har et afdelingsmøde besluttet, at repræsentantskabsmedlemmerne vælges af afdelingsbestyrelsen, har denne beslutning gyldighed, indtil et senere afdelingsmøde efter forslag herom, jf. vedtægternes § 17, stk. 3, træffer anden beslutning.
11.
12. Mindst en gang hver måned skal der være mulighed for, at afdelingens beboere personligt kan rette henvendelse til afdelingsbestyrelsen uden for normal arbejdstid.
13. Der pålægges generelt afdelingsbestyrelsens medlemmer og suppleanter tavshedspligt om kendskab til beboeres personlige forhold. Alle tillidsvalgte beboerdemokrater er omfattet af lov om almene boligers særlige regler om interessekonflikter og inhabilitet. Medlemmer af afdelingsbestyrelsen skal derfor underskrive en habilitets- og tavshedserklæring. Suppleanter skal underskrive en habilitets- og tavshedserklæring, hvis de deltager i bestyrelsesarbejdet jf. pkt. 26 i denne forretningsorden.
14. Afdelingsbestyrelsen har et rådighedsbeløb til mødeudgifter og kontorartikler. Beløbet skal fremgå særskilt af afdelingens budget.
15. Hvis afdelingsmødet har godkendt bemyndigelser til afdelingsbestyrelsen, skal disse tilføjes i et tillæg vedhæftet forretningsorden for afdelingsmødet. Afdelingsbestyrelsens møder:
16. Afdelingsbestyrelsen vælger af sin egen kreds en sekretær, som skriver beslutningsreferat fra afdelingsbestyrelsens møder. Referatet skal tydeligt gengive beslutninger truffet af afdelingsbestyrelsen. Referatet skal -gøres tilgængeligt for afdelingens beboere senest fire uger efter mødets afholdelse. Referatet skal arkiveres i DocuNote.
17. Afdelingsbestyrelsen fordeler i øvrigt selv opgaverne indbyrdes.
18. Afdelingsbestyrelsesmødet indkaldes af formanden, der også leder afdelingsbestyrelsens møde.
19. Afdelingsbestyrelsen afholder mindst en gang om måneden, eller så ofte det skønnes nødvendigt, et møde. Desuden afholdes møde, hvis blot ét medlem af en afdelingsbestyrelse på tre medlemmer ønsker det, eller hvis blot to medlemmer af en afdelingsbestyrelse på fem til syv medlemmer ønsker det.
20. Afdelingsbestyrelsen er beslutningsdygtig, når et flertal af afdelingsbestyrelsens medlemmer er til stede.
21. Beslutninger træffes af de fremmødte afdelingsbestyrelsesmedlemmer ved simpel stemmeflerhed. Står stemmerne lige, er afdelingsformandens stemme afgørende. Hvis formanden ikke er til stede, og stemmerne står lige, udsættes afgørelsen til et senere møde.
22. Et afdelingsbestyrelsesmedlem må ikke deltage i afgørelsen af spørgsmål om aftaler mellem afdelingen og den pågældende eller om søgsmål mod denne.
23. Det samme gælder aftaler mellem afdeling og tredjemand, herunder firmaer, foreninger, institutioner eller lignende, hvis vedkommende medlem har særinteresser heri. Afdelingsbestyrelsens medlemmer har pligt til, inden punktet tages til behandling, at oplyse om deres mulige inhabilitet. Påstand om inhabilitet imødekommes, hvis et flertal blandt de tilstedeværende stemmer herfor. Et afdelingsbestyrelsesmedlem, som er erklæret inhabil, skal forlade lokalet, så snart punktet tages under behandling og ved eventuel afstemning. Det skal fremgå af mødereferatet, om et afdelingsbestyrelsesmedlem er inhabil ved en sags behandling.
24. Hvis en repræsentant for boligforeningens administration deltager i et møde i afdelingsbestyrelsen, tilrettelægges mødet så de punkter, hvortil medarbejderens deltagelse er ønsket, behandles først.
25. Beboere og andre har normalt ikke adgang til at overvære afdelingsbestyrelsens møder, men kan af afdelingsbestyrelsen indkaldes til høring i forbindelse med enkelte dagsordenspunkter.
26. Afdelingsbestyrelsen kan beslutte, at suppleanter må deltage i bestyrelsesmøderne.
27. Hvis formand har længerevarende forfald, det vil sige i 13 uger eller mere, indkaldes til ekstraordinært afdelingsmøde med henblik på valg af ny formand for den resterende valgperiode, hvis formanden er valgt på afdelingsmødet. Hvis et medlem af afdelingsbestyrelsen fraflytter afdelingen eller har forfald i mere end 13 uger, og derfor træder ud af afdelingsbestyrelsen, skal suppleanten indtræde i bestyrelsen.
28. Afdelingsbestyrelsen varetager i øvrigt de parlamentariske opgaver, som er angivet i foreningens afdelingshåndbog på AAB-net, organisationsbestyrelsens og repræsentantskabets vedtagne politikker og forretningsgange i håndbogen.
29. Afdelingsbestyrelsen kan ved almindelig stemmeflerhed vedtage ændringer til punkt 25 og 26 i denne forretningsorden. Afdelingsbestyrelsen kan tilpasse forretningsordenen i det omfang, at det ikke strider med gældende lovgivning, AAB's vedtægter (og interne regler) samt almindelig foreningsret. Afdelingsbestyrelsen kan vedtage tilføjelser til denne forretningsorden, så længe det ikke stiller beboerne dårligere, med hensyn til den service der kan forventes fra afdelingsbestyrelsens side. Ændringerne træder i kraft den 1. i den efterfølgende måned, hvor afdelingsbestyrelsesmødet har godkendt forretningsordenen.
