Se realizan las siguientes actuaciones:
ÁREA ECONÓMICO-CONTABLE, ASESORÍA Y JURÍDICA:
-Facturación y puesta al cobro mediante domiciliación bancaria de los recibos que por cuotas ordinarias o extraordinarias fije la Comunidad.
-Cobro a través de la caja del despacho de los recibos de los Propietarios que adopten este sistema de pago.
-Custodia de los fondos que se encuentren en su poder, a di
sposición de la Comunidad de Propietarios.
-Control, reclamación y gestión amistosa de cobro de los recibos pendientes de pago por cualquier concepto.
-Llevanza al día de la contabilidad de la Comunidad mediante la apertura de la misma conforme a las normas habituales al respecto.
-Control de gastos y elaboración del presupuesto anual.
-Envío periódico de la información económica.
-Ejecución de acuerdos adoptados por la Junta
- Elaboración de contratos civiles o mercantiles necesarios para el normal desarrollo de la actividad de la comunidad (contratos de obra, de suministro de servicios, alquiler, etc.…)
-Asesoramiento a la Comunidad en materia de propiedad horizontal cuantas veces sea requerido.
- Asesoramiento y resolución de todos los asuntos jurídicos que puedan surgir en el funcionamiento de la comunidad ( procesos monitorios, reclamaciones seguros, fin de actividades molestas, nocivas y prohibidas)
ÁREA DE SECRETARÍA:
Este servicio comprende:
- La confección y envío de convocatorias a juntas tanto ordinarias como extraordinarias.
- Asistencia a la junta ordinaria y las extraordinarias que sean necesarias al año, levantando y firmando en calidad de secretario el acta de la sesión, transcribiéndola al libro y posterior envío de un ejemplar a todos los Propietarios.
- Redacción y envío de cuantas circulares, cartas, escritos, solicitudes, apercibimientos o notificaciones escritas sean necesario redactar y remitir tanto a Sres. Propietarios como a proveedores, organismos oficiales, entidades privadas, etc.
- Firma de certificados de la situación de deudas para interposición del procedimiento judicial que proceda para la reclamación de deudas.
- Firma de certificación del acuerdo comunitario para el ejercicio de la acción de cesación por vecino molesto.
- Tenencia y puesta al día de los ficheros de datos tanto informáticos como en soporte papel de los Propietarios que componen la Comunidad registrando los cambios tanto de domicilio a efectos de notificaciones como de cambios de titularidad de los pisos o locales.
- Custodiar el libro de actas y conservar durante cinco años las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones.
- Encargado del tratamiento y custodia de los datos a tenor de la L.O.P.D.
ÁREA DE GESTIÓN Y CONSERVACIÓN:
- Contratación de nuevos servicios y suministros, o sustitución de los mismos, según los acuerdos al respecto de la Comunidad, y previamente facultados por esta.
- Atención de llamadas o avisos de averías estableciendo lo necesario para solventar la situación bien a través de los distintos servicios técnicos recomendados por el despacho o a través de los que la Comunidad designe como de su confianza.
- Valoración de los inmuebles a efectos de la contratación de los seguros de riesgo correspondientes.
- Seguimiento de siniestros con la compañía de seguros de la comunidad incluso denuncia a la Policía de actos de robo, vandálicos o malintencionados.
- Control administrativo de obras y trabajos de conservación y mantenimiento ordinario gestionando presupuestos con los distintos proveedores o técnicos.
