12/05/2020
Mesures prises suite au déconfinement - Covid-19
Chers Clients,
La situation semble s’améliorer avec le début du déconfinement que nous espérons progressif, tout en restant extrêmement prudent, notamment dans le respect des gestes barrières et des consignes émanant des directives gouvernementales.
Notre priorité étant de préserver la santé de notre clientèle et de nos collaborateurs, nous avons mis en place une organisation sanitaire au sein de l’agence afin de vous accueillir de nouveau en toute sérénité, et reprendre les visites en extérieur.
RENDEZ-VOUS EN AGENCE
Après 56 jours de confinement, nous sommes heureux de vous accueillir de nouveau en Agence.
Pour se faire, nous avons créé une « zone » réservée exclusivement à la clientèle, que nous avons voulue la plus agréable possible, tout en respectant la distanciation physique. Sont également à votre disposition, du gel hydroalcoolique, des lingettes, produit désinfectant et mouchoirs à usage unique. Vous y retrouverez également des affiches rappelant les consignes que nous vous invitons à respecter.
Cet accueil se fera exclusivement sur rendez-vous préalablement convenu et confirmé par téléphone, ou par courriel. A cet effet, il est important de connaitre l’objet de ce rendez-vous afin de nous permettre d’apprécier le temps nécessaire pour ainsi nous assurer de vous accueillir en toute sécurité tout en évitant la concentration de clientèle.
Si toutefois, votre déplacement en notre agence porte sur la dépose de documents ou règlement, nous vous rappelons que nous disposons d’une boite aux lettres à l’entrée de notre bâtiment. Nous vous confirmerons par téléphone sa bonne réception.
RENDEZ-VOUS EN EXTERIEUR- VISITES TECHNIQUES – RENDEZ-VOUS DE CHANTIER
Nous avons mis en place une charte sanitaire afin de nous permettre de réaliser les visites en extérieur dans les meilleures conditions de sécurité sanitaire, et que nous vous remercions de bien vouloir respecter.
1) LA PRÉPARATION DE LA VISITE
Les rendez-vous sont préalablement convenus et confirmés par téléphone, SMS ou mail.
• Si vous présentez des symptômes ou si votre entourage comprend des personnes atteintes du coronavirus, dans ce cas différez la visite.
• Identifiez les lieux à visiter et les moyens d’accès.
• Transmettez-nous par voie électronique tout document utile à l’information de notre personnel (objet du rendez-vous, plan, liste des équipements, factures de travaux, diagnostics, …)
• Rangez hors de portée ou protégez vos biens placés dans les lieux de passage.
• Organisez une circulation fluide dans chaque pièce
• Isolez vos animaux domestiques
• Attendez notre appel pour nous ouvrir la porte de l’immeuble et nous permettre l’accès à votre appartement
• Munissez-vous d’un masque.
2) LA RÉALISATION DE LA VISITE
Malheureusement, nous ne pourrons vous serrer la main.
• Respectez à tout moment les règles de distanciation physique.
• Limitez les contacts physiques rapprochés et restez à plus d’1 mètre des personnes présentes.
• Laissez les portes ouvertes et les lumières allumées si nécessaire.
• Manipulez vous-même les portes, ouvertures, équipements … objets de questionnements.
• Aérez la/les pièce(s) autant que possible.
ASSEMBLEES GENERALES – CONSEILS SYNDICAUX – SYNDIC
La loi du 23 mars 2020 d'urgence pour faire face à l'épidémie de Covid-19 a autorisé le gouvernement à prendre toute mesure par ordonnance « adaptant le droit de la copropriété des immeubles bâtis pour tenir compte, notamment pour la désignation des syndics, de l'impossibilité ou des difficultés de réunion des assemblées générales de copropriétaires ».
L’ordonnance n° 2020-304 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles applicables aux juridictions de l'ordre judiciaire statuant en matière non pénale et aux contrats de syndic de copropriété, parue au Journal Officiel le 26 mars 2020, est modifiée et complétée par l’ordonnance n° 2020-460 du 22 avril 2020 portant diverses mesures prises pour faire face à l'épidémie de Covid-19, parue au Journal Officiel Le 23 avril 2020.
Quatre nouvelles mesures sont prises dans le domaine de la copropriété :
• Prolongation de la durée de renouvellement du contrat de syndic
• Renouvellement du mandat du conseil syndical
• Organisation de la tenue des assemblées générales prolongée
• Précision sur les conditions de rémunération du syndic.
1) CONTRAT DE SYNDIC
Les réunions et rassemblements ont été progressivement interdits sur tout le territoire et dès lors, la tenue des assemblées générales de copropriété est rendue impossible. La question s’est donc posée du sort des contrats de syndic qui arrivent à expiration pendant la période d’urgence sanitaire. Après consultation des professionnels de l’immobilier, le gouvernement a décidé de prendre des mesures pour tenir compte de cette situation.
Ainsi, l’ordonnance n° 2020-304 du 25 mars 2020, modifiée, prévoit désormais que le contrat de syndic qui expire ou a expiré entre le 12 mars 2020 et l'expiration d'un délai de deux mois à compter de la date de la cessation de l'état d'urgence sanitaire (soit le 24 mai 2020) est renouvelé dans les mêmes termes jusqu'à la prise d'effet du nouveau contrat du syndic désigné par la prochaine assemblée générale des copropriétaires. Cette prise d'effet intervient, au plus t**d huit mois après la date de cessation de l'état d'urgence sanitaire.
En conséquence, sont concernés les contrats de syndic qui arrivent à échéance avant le 24 juillet 2020, et non plus avant le 24 juin 2020, comme prévu initialement. La prise d’effet du nouveau contrat de syndic intervient au plus t**d huit mois après le 24 mai 2020, et non plus six mois après cette date, soit avant le 24 janvier 2021. Il faut souligner que le contrat est renouvelé et non prolongé, ce qui signifie qu’il s’agit d’un nouveau mandat dont le contenu sera identique, excepté en ce qui concerne sa durée.
Ces dispositions ne sont pas applicables lorsque l'assemblée générale des copropriétaires a désigné, avant la publication de l’ordonnance susmentionnée, un syndic dont le contrat prend effet à compter du 12 mars 2020.
2) MANDAT DES MEMBRES DU CONSEIL SYNDICAL
Initialement, l’ordonnance ne comportait aucune disposition au sujet du conseil syndical dont les mandats arrivaient à échéance. L’ordonnance n° 2020-460 du 22 avril 2020 a réparé cet oubli en renouvelant les mandats des membres du conseil syndical, dans les mêmes conditions que le contrat du syndic.
Ainsi, le nouvel article 22-1 de l’ordonnance n° 2020-304 du 25 mars 2020 prévoit que le mandat confié par décision de l'assemblée générale aux membres du conseil syndical, qui expire ou a expiré entre le 12 mars 2020 et l'expiration d'un délai de deux mois à compter de la date de la cessation de l'état d'urgence sanitaire (soit le 24 mai 2020) est renouvelé jusqu'à la tenue de la prochaine assemblée générale des copropriétaires. Cette assemblée générale intervient au plus t**d huit mois après la date de cessation de l'état d'urgence sanitaire.
Ces dispositions ne sont pas applicables lorsque l'assemblée générale des copropriétaires a désigné les membres du conseil syndical avant la publication de l’ordonnance n° 2020-304 du 25 mars 2020.
En conséquence, sont concernés les mandats des conseillers syndicaux qui arrivent à échéances avant le 24 juillet 2020. La prise d’effet du nouveau contrat mandat intervient au plus t**d huit mois après le 24 mai 2020, soit avant le 24 janvier 2021. En toute circonstance, un syndic doit pouvoir prendre ses fonctions au plus t**d le 24 janvier 2021. Désignation qui mettra fin au contrat renouvelé de plein droit de par l’ordonnance.
3) RÉMUNÉRATION DU SYNDIC
La rémunération forfaitaire du syndic est déterminée selon les termes du contrat qui expire ou a expiré,
au prorata de la durée de son renouvellement.
4) ASSEMBLÉES GÉNÉRALES : Convocation de l’assemblée générale annuelle.
Deux situations sont possibles :
• Soit le contrat de syndic a expiré entre le 12 mars 2020 et le 24 juillet 2020 : dans ce cas l’assemblée générale est convoquée en respectant le délai de 21 jours et doit se tenir au plus t**d le 24 janvier 2021 avec prise d’effet immédiate du contrat de syndic. En résumé : Mêmes règles pour le contrat de syndic et le mandat des membres du conseil syndical. La date de cessation de l’état d’urgence sanitaire est fixée par la loi au 24 mai 2020.
• Soit le contrat de syndic est en cours de validité car désigné avant le 12 mars : l’assemblée générale se tient annuellement en respectant les règles de la loi du 10 juillet 1965. En cette année 2020, l’assemblée générale des copropriétaires appelée à voter le budget prévisionnel sera rarement réunie dans un délai de six mois à compter du dernier jour de l'exercice comptable précédent. Signalons que les textes ne prévoient pas de sanction à cet égard et que ce délai n’est pas prescrit à peine de nullité (CA Paris, 5 décembre 2012).
Assemblées générales déjà convoquées : Un certain nombre de réunions déjà convoquées devaient se tenir pendant la période de confinement. Ces assemblées générales devront être reconvoquées dans les formes et délai fixés par la loi de 1965 et son décret d’application (LRAR, LRE, remise en main propre contre émargement ou récépissé).
Faut-il renvoyer les documents déjà notifiés ? D’après la jurisprudence, l'identité de l'ordre du jour des assemblées distantes d'un peu plus de 2 mois ne dispense pas de procéder à nouveau aux notifications, alors même qu'il avait été impossible de dresser un PV à la suite de la première réunion (Cass. 3e civ., 8 oct. 2015, n° 14-20.056).
En conséquence, les documents déjà notifiés lors de la première convocation devront à nouveau être adressés aux copropriétaires, même si l’ordre du jour est exactement le même.
Cette nouvelle convocation donne-t-elle droit à honoraires au titre du § 7.2.2. Prestations relatives aux réunions et visites supplémentaires du contrat de syndic ? La préparation, la convocation et la tenue d'une assemblée générale supplémentaire permet l’application d’une tarification particulière pour le syndic. Ces conditions sont cumulatives. La première assemblée, bien que convoquée, n’ayant pu se tenir. Dès lors, il ne peut s’agir d’une assemblée supplémentaire et cette prestation entre dans le forfait.
Assemblées générales à distance et par correspondance. Depuis le 29 juin 2019, il est possible de participer à distance aux assemblées générales grâce à la visioconférence, l’audioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique (décret n° 2019-650 du 27 juin 2019). Les modalités de participation aux réunions à distance sont décidées en assemblée générale, sur la base de devis et aux frais du syndicat des copropriétaires. En conséquence, pour tenir une telle réunion, il faut que l’assemblée générale ait déjà décidé de ces modalités avant le confinement, ce qui est assez rare en pratique.
En tout état de cause, une assemblée générale ne peut se tenir complétement à distance, compte tenu que :
• l’assemblée générale doit désigner un président de séance au début de la réunion
• le président de séance doit notamment vérifier la régularité de la tenue de l’assemblée générale, certifier exacte la feuille de présence et signer le procès-verbal en fin de séance (article 17 du décret du 17 mars 1967). Le vote par correspondance ne pourra être utilisé qu’à partir du 1er juin 2020 (en attente des textes d’application). Comme vu ci-avant, une assemblée générale ne pourra pas se tenir exclusivement par correspondance.
5) MISSIONS DU SYNDIC
En cette période difficile, le rôle du syndic est plus que jamais indispensable. En effet, même si l’Agence ne peut recevoir de public, son rôle est primordial. Il veille à la gestion courante de l’immeuble ainsi qu’au maintien de la propreté (nettoyage des parties communes, évacuation des ordures ménagères).
Gestion courante : Le syndic exécute ou fait exécuter les actes de gestion courantes de son propre chef. Ainsi, il doit procéder aux paiements des prestataires, rémunérer les salariés du syndicat, etc. Le report du paiement des prestations d’électricité, d’eau et de gaz ne s’applique pas au syndicat des copropriétaires (ordonnance n° 2020-316 du 25 mars 2020). En ce qui concerne les réparations, à l’heure actuelle le syndic ne peut réaliser que les actes présentant un caractère impératif, comme réparer une fuite affectant les parties communes par exemple.
Procéder aux appels de fonds auprès des copropriétaires fait partie des tâches du syndic. Là encore, une difficulté pratique peut se présenter. En effet, pour que le syndic puisse procéder aux appels de provisions, le budget prévisionnel doit avoir été voté avant l’exercice comptable qu’il doit couvrir. L’article 43 du décret du 17 mars 1967 prévoit que si le budget prévisionnel ne peut être voté qu'au cours de l'exercice comptable qu'il concerne, le syndic peut appeler successivement deux provisions trimestrielles, chacune égale au quart du budget prévisionnel précédemment voté. Il doit néanmoins préalablement y être autorisé par l'assemblée générale des copropriétaires.
D’après nous, compte tenu des circonstances particulières actuelles, le syndic pourrait appeler une, voire deux provisions trimestrielles, même s’il n’y a pas été autorisé préalablement par l’assemblée générale. D’une part, parce que le syndic agit dans l’intérêt du syndicat des copropriétaires et, d’autre part, parce que cela ne va pas à l’encontre de l’esprit de l’ordonnance prise en raison de « L’impossibilité ou des difficultés de réunion des assemblées générales de copropriétaires ».
La provision est exigible le premier jour de chaque trimestre ou le premier jour de la période fixée par l'assemblée générale. Les copropriétaires doivent continuer à payer leurs charges. Néanmoins, lorsqu’un copropriétaire rencontre des difficultés financières, il peut se rapprocher du syndic pour demander un délai ou un échelonnement du paiement des charges. Dans ce cas, le copropriétaire devra justifier sa demande. Rappelons là encore la neutralisation des effets du dépassement des échéances contractuelles qui surviennent entre le 12 mars et le 24 juin 2020 qui accorde aux copropriétaires un mois pour exécuter son obligation après le terme de cette période sans aucune pénalité.
Travaux urgents : En cas d’urgence, le syndic est chargé de faire procéder à l’exécution de tous travaux nécessaires à la sauvegarde de l’immeuble (article 18 de la loi du 10 juillet 1965), en informer les propriétaires, et convoquer immédiatement une assemblée générale (article 37 du décret du 17 mars 1967). Il y a urgence lorsqu’en lui-même le défaut de réaction rapide entraînerait un préjudice et que ce préjudice à éviter est imminent. Ont notamment été jugés travaux d’urgence dans un but de sécurité : des travaux d’étanchéité ou des travaux permettant le bon fonctionnement du chauffage. Le syndic a plus que jamais pour mission, en cette période difficile, de faire procéder aux travaux urgents qui pourraient entraver le bon fonctionnement de l’immeuble. Pour ce faire, le syndic devra :
• faire procéder aux travaux nécessaires à la sauvegarde de l’immeuble.
• informer les copropriétaires de la situation, par tout moyen de son choix (mails, sms groupés) et dans les plus brefs délais.
• lancer un appel de fonds, après avis du conseil syndical. Cet appel de fonds ne pourra pas excéder le tiers du montant du devis estimatif des travaux.
• convoquer l’assemblée générale.
Cependant, compte tenu des circonstances actuelles, la convocation immédiate de l’assemblée générale est compliquée et sa tenue limitée à 10 personnes. Il conviendra d’obtenir, en l’état, l’accord du conseil syndical.
La tenue des Assemblées Générales dépendra des mesures à venir. En effet, comme évoqué préalablement, et pour une période encore indéterminée, les rassemblements organisés sur la voie publique ou dans des lieux privés seront limités à 10 personnes. Sous réserves des Salles disponibles, nous nous efforcerons au cours du mois de juin 2020, de réunir les Conseils Syndicaux (réunion préparatoire à l’ordre du jour des AG) et d’organiser les Assemblées Générales des Copropriétés inférieures à 10 lots. Quant aux Assemblées Générales des Copropriétés de 10 lots et plus, elles devraient pouvoir se tenir à compter du mois de Septembre 2020 pour se terminer au plus t**d fin janvier 2021.
Pour se faire, nous nous assurons au préalable de la capacité à accueillir tous les copropriétaires convoqués compte tenu des règles de distanciation physique. (Positionnement des chaises et tables avant l’arrivée des copropriétaires). Néanmoins et pour les personnes les plus vulnérables, nous vous encourageons à utiliser la formule de pouvoir jointe à la convocation. Nous mettrons également à votre disposition : des masques, du gel hydroalcoolique, des lingettes jetables, du produit désinfectant, etc.…. Avant l’ouverture de l’assemblée, une file d’attente sécurisée sera mise en place pour la signature de la feuille de présence, la ratification du procès-verbal se fera en présence des seuls président et scrutateurs. Enfin, vous serez invités à quitter la salle dès la fin de réunion sans créer d’encombrement.
Ce n’est que dans l’application de ces dispositions et dans la résilience, qu’ensemble nous pourrons vous préserver de ce qui il y a de plus précieux, votre santé.
Prenez bien soin de vous et dans l’attente du plaisir de vous revoir,
Toute l’Equipe AGC
