02/03/2016
Od 01.01.2016. na snazi je novi Zakon o računovodstvu (dalje: ZOR) i donosi nam neke nove zahtjeve. Možda najbitniji zahtjev jest da knjigovodstvena isprava treba biti ovjerena od strane likvidatora.
Što je knjigovodstvena isprava?
Najjednostavnije rečeno, to je dokument koji služi kao podloga za knjiženje nekog poslovnog događaja u glavnoj knjizi i pratećim evidencijama društva. Najpoznatije knjigovodstvene isprave su: 1) računi od dobavljača (tvz. ulazni računi), 2) računi izdani kupcima (tvz. izlazni računi), 3) Izvodi žiro-računa, 4) dokumenti obračunskih plaćanja (kompenzacije, cesije i sl.) 5) blagajničke uplatnice i isplatnice, 6) obračuni troškova službenog p**a, 7) skladišne primke, otpremnice, radni nalozi, 8) obračuni kamata, amortizacije i dr.
Dokument mora sadržavati određene elemente da bi bio knjigovodstvena isprava. Ti elementi navedeni su dalje u tekstu. Knjigovodstvena isprava u pravilu mora biti likvidirana.
Što je likvidatura?
Struci je poznata od davnina i ne predstavlja revoluciju. Naročito poduzetnici, koji su navikli na reviziju, znaju da revizori inzistiraju na tome da dokumentacija bude potpisana od strane likvidatora. Ukoliko pogledate na obrazac npr. blagajničke isplatnice, vidjeti ćete da uz potpis isplatitelja i primatelja obrazac često sadrži i potpis likvidatora. Smisao potpisa likvidatora je označavanje dokumentacije od strane odgovorne osobe – likvidatora ili kontrolora, čime se ta osoba štiti od neželjene, moguće i podmetnute dokumentacije. S druge strane, taj potpis nosi i odgovornost, tj. potvrdu da je odgovorna osoba upoznata s dokumentacijom koja se nalazi u knjigama poduzetnika. Potpis može biti i elektronički ako poduzetnik raspolaže adekvatnim softverom za kolanje i arhiviranje dokumentacije (tvz. DMS).
Sada je potpis likvidatora uvjet propisan zakonom. Bez njega na dokumentu, porezni organi mogu osporiti npr. trošak kao porezno umanjenje, računovodstveni vještaci mogu izjaviti da dokument nije vjerodostojan, što sa sobom nosi niz drugih problema itd. Zaključak: odgovorna osoba od 01.01.2016. godine mora potpisivati tj. likvidirati dokumentaciju (naročito ulazne račune jer često nose pravo na umanjenje poreza). Odgovorna osoba (direktor, član uprave) može internim aktom (npr. odlukom) imenovati drugu osobu za likvidatora.
Iznimno, račun koji poduzetnik izdaje kupcu i koji je sastavljen u skladu s poreznim propisima (npr. Zakon o PDV-u) umjesto potpisa ovlaštene osobe može sadržavati ime i prezime osobe odgovorne za njegovo izdavanje. Ova iznimka posljedica je dopuštenja da račun smije biti napravljen i poslan u elektroničkom obliku.
Sadržaj knjigovodstvenih isprava
Tek od 01.01.2016.g. ZOR propisuje sadržaj knjigovodstvenih isprava. Zanimljivo je da računovodstvo postoji od srednjeg vijeka, a tek sad se netko sjetio staviti propisani sadržaj u glavni računovodstveni propis u RH! Proizlazi da, običajno pravo, dobra gospodarska praksa, računovodstveni standardi i zdrav razum, više nisu dostatni u našem društvu, pa nižemo propise u nedogled. Tako sada imamo novi (a opet nekako stari) propisani sadržaj knjigovodstvene isprave:
1. Naziv i broj knjigovodstvene isprave (npr. Račun br. 501/1/1)
2. Opis sadržaja poslovnog događaja (npr. kruh raženi 2kom)
3. Podaci o kupcu i izdavatelju (ime, adresa…)
4. Cijena po mjernoj jedinici i ukupna svota (npr. cijena 9,00 kn x 2kom = 18,00 kn)
5. Datum poslovnog događaja (npr. datum otpreme, isporuke)
6. Datum izdavanja isprave (npr. račun može biti izdan 05.02., a datum isporuke je npr. 28.01.)
7. Potpis odgovorne osobe (ili osobe na koju je prenesena ovlast). Iznimno, kao što je već navedeno, na računu umjesto potpisa odgovorne osobe može biti navedeno ime i prezime osobe koja je izdala račun.
Nekako se može zaključiti da je zakonodavac fokusiran na sadržaj računa kada govori o knjigovodstvenoj ispravi. Sadržajem računa bave se i drugi propisi kao: Zakon o PDV-u, Zakon o fiskalizaciji itd. Zakon o trgovačkim društvima propisuje obvezni sadržaj poslovnog papira trgovačkog društva. Postoje i drugi posebni propisi koji utvrđuju sadržaj računa u pojedinim slučajevima.
Za kraj, u nastavku navodimo primjer odluke o imenovanju likvidatora:
Na temelju čl. 9., st. 5. Zakona o računovodstvu (NN 78/15 i 134/15) donosim
Odluku o imenovanju odgovorne osobe za kontrolu vjerodostojnosti isprava – likvidatora u društvu Administrator d.o.o.
Imenujem Doru Ravlić (OIB: 12345678910) likvidatorom.
Obveze likvidatora su:
- provjeriti formalnu, materijalnu i računsku točnost knjigovodstvenih isprava kako bi se utvrdila njihova ispravnost i potpunost,
- provjeriti ispravnost svih isprava koje su osnova za knjiženje poslovnih događaja (ulazne i izlazne isprave),
- knjigovodstvene isprave koje nisu ispravne i potpune vratiti izdavatelju uz uputu o načinu ispravka pogreške,
- odobriti knjigovodstvene isprave koje su ispravne i potpune.
Likvidator odobrava ispravne i potpune knjigovodstvene isprave pečatom na kojem se nalazi tiskanim slovima naziv LIKVIDIRANO, uz oznaku datuma te imena i prezimena
