15/02/2020
RICERCHIAMO impiegata ASSISTENTE .
Principali Responsabilità
Ecco una lista parziale, non esaustiva, di alcuni dei compiti fondamentali.
* Gestire posta, chiamate, email e fax in entrata e in uscita:
* monitorare, rispondere ed inoltrare la posta elettronica;
* coordinare le pratiche di ordinaria amministrazione ;
* ritirare, smistare e distribuire la posta della società immobiliare in arrivo giornalmente;
* monitorare e contabilizzare i contratti di affitto di vendita e locazione (es. appartamenti locati o in vendita ).
* Creare, mantenere e revisionare fatture, rapporti, promemoria, schede tecniche, ed altri documenti:
* condurre pratiche e recarsi presso strutture (es. ufficio delle entrate,studi notarili , comuni o altro )
* digitare, correggere bozze, e gestire la corrispondenza;
* aggiornare e mantenere le procedure e guide esistenti, così come liste telefoniche, mailing lists ed altre liste di contatti.
* Archiviare eseguire ed organizzare documenti elettronici e cartacei, come email, fatture , prima nota e altri documenti amministrativi:
* convertire documenti cartacei in digitali utilizzando uno scanner;
* prestare assistenza durante il susseguirsi delle pratiche .
* Programmare e coordinare riunioni, colloqui, appuntamenti, eventi ed altre attività simili:
* gestire il calendario e coordinare il flusso di lavoro , con sistemi pacchetto Office ;
* prenotare sale riunioni ed altre aree idonee ai meeting;
* fissare le sedi e coordinare il catering per grossi eventi;
* Archiviare ed organizzare le varie proprietà ,
* prendersi cura dell'organizzazione del pannello chiavi .
* Interagire con clienti e terzi, riferendo eventuali reclami in modo tempestivo:
* seguire e mantenere i rapporti con i clienti e colleghi ;
* assicurarsi che i vari contratti vengano terminati entro le scadenze.
* Mantenere il coordinamento dell'ufficio e risolvere i problemi.
* completare le note spese;
* assicurarsi che l'area di lavoro sia sempre pulita e in ordine.
