08/10/2024
Referat fra styremøte
Stiftelsen Bjerkely Leirsted
Tirsdag 03.oktober 2024 kl. 11.00
Tilstede: Kristian Wibe Avkjærn, Anne Berit Avkjærn, Bjørn Karlengen, Roald L. Bækkevold, Roar Olsen - Forfall: Rune Thorsen
1. Godkjent referat fra siste styremøte OK
2. Godkjenning av innkalling OK
3. Gave fra Humitib-Fondet
Dag Heim, en av styrerepresentantene i Humitib-fondet var tilstede i begynnelsen av møtet for å høre mer om Bjerkelyhytta stiftelsen og om styret. Roar hadde i søknaden til fondet skrevet om Stiftelsen Bjerkelyhytta leirsted. Vi i styret uttrykte glede for gaven på kr. 100.000,- som vi har mottatt fra fondet. Kristian og Anne Berit kunne fortelle mer om vårt arbeid gjennom en årrekke.
Roar skriver en sak til Ringerikes Blad og på den måten ønsker vi å takke fondet for gaven i offentlighet. Vi tok bilde av de tilstedeværende sammen Dag Heim, til bruk i artikkelen.
4. Oppsummering av Bjerkelyfestivalen
Anne Berit fortalte om den økonomiske status etter festivalen og kunne fortelle at vi gikk et overskudd på kr. 4.298,- etter at vi hadde gjort opp loddsalget og beregnet tilskudd som vi hadde fått av Kiwanis kr. 3.000,- til innkjøp av pølser. Omsetning på loddsalget var kr. 9.200. Vi hadde ca 160 gjester tilstede denne ettermiddagen og styret ønsker å rette en takk til alle de frivillige som deltok i opp og nedrigg, samt det arbeidet som pågikk under arrangementet. Både Busserullgjengen og Austjord musikkorps sørget for musikalsk underholdning. Et flott arrangement som vi gleder oss til å gjenta neste sommer.
5. Utleie status
Det har vært en grei utleieperiode i år så langt, tiltross for at vi hadde stengt i påsketider pga ombygging av det nye kjøkkenet.
Rørleggerarbeidet er ennå ikke helt ferdig, Kristian tar kontakt med rørlegger. Han har heller ikke mottatt penger for den jobben han har gjort så langt. Derfor har vi heller ikke mottatt alle pengene fra Sparebankstiftelsen.
Vi har fått en «ny» bruker – Barneavdelingen på Austjord som har begynt å bruke hytta til fritidsaktiviteter.
Vi skal sende brev til institusjoner i Hole og Jevnaker som bruker oss (masse), og fortelle at vi er nødt til å sette opp prisen til disse brukerne fra disse kommuner, da vi ikke får noe tilskudd fra hverken Hole eller Jevnaker. Vi har tidligere søkt begge kommuner om kr. 30.000,-, men har fått avslag.
Kristian og Roar følger opp, med skriv til institusjonene og forklaringsbrev til ordførere hvorfor vi er nødt til å differensiere priser i forhold til Ringerike kommune som gir oss indeksregulerte 60.000,- pr. år i støtte.
Vi har ikke råd til å ha «gratispassasjerer», slik som priser på strøm, skatter avgifter og ikke minst regnskap og revisjonshonorarer som har økt enormt i pris.
6. Romjulsdrøm
Årets helligdager for julen gjør det vanskelig å få til Romjulsdrøm, slik det har vært tidligere. Vi ser på muligheter for å lage et annet arrangement i samarbeid med Ringerike kommune, Sparebankstiftelsen og Alles Kulturhus. Arbeidstittel er: «Lys i mørketia».
Musikk, underholdning og mat i en salig blanding i januar / ferbruarmåned. Vi skal bruke noen av midlene vi har fått av Humitib-fondet. Kommunalsjef Christine i Ringerike kommune, har sagt seg villig til å være med å støtte arrangementet.
7. Vedlikehold
Planen var tidligere i år at det skulle legges nytt gulv i vedskjulet, da dette er glatt og farlig og ferdes på, i vått og kaldt vær. Dette er endret, da vedskjulet allerede er fylt med masse ved. Vi finner en annen løsning med evt. gressteppe eller annet som kan spikres fast i gulvet og derved sikre inn og utgang med ved, slik at fallskader ikke oppstår.
Vi skal sikre trappa på vei inn til hytta. Flisene er alt for glatt når de blir våte. Bjørn følger opp. (trappa kan til våren sikres med epoxy og grus som vil gi en sikrere adkomst)
Det er ønskelig at den ene portstolpen tas ned pga snøbrøyting. (vet ikke om dette er gjort) Vi skal male vegger i stua etter sommeren.
Som tidligere skal vi igjen avholde en vårdugnad.
8. Eventuelt
Vi i styret ønsker på denne måten å takke Kiwani-medlemmer for både økonomisk støtte og for dugnadsinnsats gjennom året. Vi er dere alle takknemlige for at dere stadig stiller opp for oss og for alle brukere som gleder seg over arrangementer og for hvordan hytta stadig blir bedre og bedre og mer funksjonell.
Roar skal søke Hjerteringen om midler til Kaffetrakter, vannkoker og overbygg over terrasse på baksiden (evt. paviljong som tåler litt vind og ruskevær)
Vi takker også Hjerteringen for de to nye flotte grillene, med tilbehør, vi har fått og allerede tok i bruk til sommerfesten i år.
På oppfordring fra Bjørn, så bør vi søke om midler fra Lions i Ådal. Roar følger opp med søknad
NESTE MØTE BLIR 11.11. KL. 11.00 HOV GÅRD
Roar Olsen 08.10.2024
Sekretær og styremedlem
