24/08/2026
Así como una persona tiene necesidades diferentes a lo largo de su ciclo de vida, un edificio también enfrenta desafíos distintos según la etapa en la que se encuentra. Por lo tanto no todos los edificios se administran de la misma manera.
En base a mi experiencia, identifico cuatro etapas que requieren "enfoques" de administración diferenciados.
Etapa 1: Entrega del edificio
Es la primera etapa, cuando la desarrolladora entrega los departamentos y las áreas comunes. Esta etapa se caracteríza porque no solo se entrega un inmueble sino que a su vez nace una nueva comunidad.
Personas que no se conocen deben coordinar, unir esfuerzos y confiar en representantes que asumirán la responsabilidad de gestionar la recepción del patrimonio, formular observaciones y hacer seguimiento a los reclamos frente a la desarrolladora (reclamos que siempre se presentan).
Aquí aparece un desafío recurrente: muchas veces quien termina asumiendo el liderazgo es quien tiene mayor disposición a reclamar. Y esto puede terminar condicionando la dinámica de la nueva comunidad.
Existe, además, una brecha de acompañamiento ya que ni la desarrolladora ni las empresas administradoras con procesos de administración estandar suelen suelen acompañar de manera suficiente este proceso de transición y de construcción de la nueva comunidad, resultando en desconfianza, problemas legales y falta de gobernabilidad.
Por eso, en esta etapa creemos que la administración debe también asumirse con un enfoque de coaching: acompañar, orientar, mediar y ayudar a que los propietarios desarrollen las capacidades necesarias para organizarse, representar sus intereses y construir confianza.
Etapa 2: Construir gobernanza
Entre los 2 y 4 años, el edificio comienza a consolidar la impronta de sus primeros años. La confianza construida —o la falta de ella— influirá directamente en su capacidad para organizarse.
En esta etapa es necesario afianzar la estabilidad financiera, establecer procesos, reglamentos y manuales, definir responsabilidades y fortalecer la gobernanza y el liderazgo de la comunidad.
Aquí la administración debe poner el énfasis en afinar la organización del edificio y generar las condiciones para que pueda funcionar de manera ordenada y autónoma.
Etapa 3: Consolidar procesos
Una vez que la organización está establecida, el foco cambia. Es momento de optimizar los procesos, controlar la morosidad, profesionalizar los servicios y fortalecer la operación diaria.
También es el momento de construir un fondo de reserva, mejorar continuamente los procesos y consolidar una cultura de convivencia que permita resolver los problemas antes de que se conviertan en conflictos.
La pregunta ya no es solamente ¿cómo nos organizamos?, sino: ¿Cómo podemos funcionar mejor y ser sostenibles?
Etapa 4: Gestionar el patrimonio
En los edificios que se acercan a los 10 años sus equipos y componentes comienzan a acercarse al final de sus ciclos de vida.
Aparecen mantenimientos correctivos mayores y en muchos casos renovaciones de equipos que conllevan a cambiar la lógica del gasto mensual.
En esta etapa, la planificación financiera para financiar mantenimientos, la gestión de activos y la programación de intervenciones se vuelven fundamentales.
Esta etapa también necesita de una comunidad madura y corresponsable, capaz de comprender que mantener el patrimonio común es una responsabilidad colectiva.
Aquí la administración pone el acento de su gestión en la gestión del patrimonio
Identificar cada etapa del edificio para poner el foco de la gestión según las necesidades es clave. No obstante en un artículo anterior hablábamos de tres dimensiones que están presentes en toda administración:
Dinero. Procesos. Personas.
Las tres están siempre presentes. Lo que cambia es el énfasis que requiere cada una según la etapa de vida del edificio. Por eso, administrar un edificio no puede consistir en aplicar siempre la misma fórmula.
La administración debe evolucionar con el edificio y con la comunidad que lo habita.
¿Está tu edificio preparado según la etapa en la que se encuentra? ¿O lo seguimos administrando como si tuviera siempre las mismas necesidades?
¿En qué etapa está hoy tu edificio?
