12/10/2019
BẠN ĐÃ QUẢN LÝ THỜI GIAN CỦA MÌNH HIỆU QUẢ CHƯA?
Mỗi người đều có quỹ thời gian công bằng 24h một ngày, nhưng không phải ai cũng biết cách quản lý thời gian tốt. Có thể bạn không nhận ra, nhưng có rất nhiều chuyện đang chiếm hết thời gian của bạn mà thực chất nó chẳng đáng như thế.
Trước tiên, cần phân biệt mọi công việc theo tiêu chí “KHẨN CẤP” và “QUAN TRỌNG”. Nói một cách đơn giản, chuyện khẩn cấp là những chuyện có kỳ hạn bắt buộc sắp phải dừng ngay trước mắt (hoặc nói là nước đến chân rồi), còn chuyện quan trọng là chuyện sẽ ảnh hưởng lâu dài.
Chúng ta có thể chia mọi chuyện thành bốn loại: “KHẨN CẤP và QUAN TRỌNG”, “KHẨN CẤP nhưng KHÔNG QUAN TRỌNG”, “QUAN TRỌNG nhưng KHÔNG KHẨN CẤP”, “KHÔNG QUAN TRỌNG cũng KHÔNG KHẨN CẤP”.
Chuyện “QUAN TRỌNG nhưng KHÔNG KHẨN CẤP” thường liên quan đến sự phát triển bản thân lâu dài - điều mà chúng ta lại thường để đó làm việc khác. Để dành thời gian cho mục này, đương nhiên là cố gắng giảm bớt chuyện “KHÔNG QUAN TRỌNG cũng KHÔNG KHẨN CẤP”. Ví dụ như giảm thời gian lướt mạng xã hội để đăng ký một khóa học kỹ năng buổi tối chẳng hạn.
Chuyện tiêu tốn nhiều thời gian nhất, thông thường vẫn là chuyện “KHẨN CẤP nhưng KHÔNG QUAN TRỌNG”. Khi có tình trạng này, hãy xem xét: nếu như bạn liên tục phải “chạy deadline”, “chữa cháy”, thói quen xử lý sự việc của bạn rõ ràng có vấn đề, vì thế mới không ngừng gặp phải rắc rối tương tự. Hoặc bạn đã tiếp nhận chuyện vượt quá khả năng đảm đương nên mới luôn luôn ở trong trạng thái quá tải. Điều bạn cần quan tâm là nâng cao khả năng giải quyết vấn để và hình thành tư duy chiến lược.
Với những chuyện “KHẨN CẤP và QUAN TRỌNG”, bạn cần phải bình tâm suy nghĩ làm sao xây dựng một quy trình thao tác chuẩn, hạn chế rủi ro tối đa. Một ngày không thể có quá 2 việc thuộc trạng thái này, nếu không bạn sẽ lập tức bị rối loạn và áp lực. Hãy xác định công việc chính xác từ đầu: Nếu việc không đến tìm bạn, người cũng không tìm bạn, điều đó cho thấy chuyện này thật ra cũng không phải khẩn cấp quan trọng lắm.
Cuối cùng, bạn nên cố gắng nuôi dưỡng thói quen “xử lý cắt khúc”. Với chuyện KHẨN CẤP, làm phần đầu sớm một chút, hoàn thành 40%, trước khi đến kỳ hạn chỉ còn lại 60% phải làm, khác biệt rất lớn với việc thời gian sắp hết rồi mà cái gì cũng chưa làm. Còn với chuyện QUAN TRỌNG, dù bận rộn và mệt mỏi đến đâu, mỗi ngày đều phải duy trì làm một chút, qua một đoạn thời gian mới thấy hiệu quả rõ rệt.
Theo Trường Doanh Nhân HBR