24/04/2024
Các hạng mục cần lưu ý khi thuê văn phòng
1 Chi phí và thời gian thuê
Đây là điều mà các công ty cần lưu ý đầu tiên vì nó đóng vai trò quyết định trong việc thuê văn phòng. Tùy vào ngân sách dự tính và thời gian thuê mà bạn sẽ lựa chọn văn phòng phù hợp.
Chi phí thuê văn phòng sẽ ảnh hưởng rất lớn đến tình hình kinh doanh của công ty, thế nên ngân sách thuê cần được xác định rõ ràng và chắc chắn ngay từ đầu.
Tính ổn định về chi phí và giá thuê sẽ được ưu đãi khá lớn nếu bạn quyết định thuê văn phòng lâu dài.
2 Xác định địa điểm văn phòng lý tưởng
Vị trí lý tưởng để đặt thuê văn phòng tùy thuộc vào ngành nghề công ty bạn đang kinh doanh, chiến lược quảng bá hình ảnh và phong thủy phù hợp với chủ doanh nghiệp. Vị trí văn phòng đóng vai trò quan trọng đối với việc kinh doanh và làm việc của các doanh nghiệp
* Lĩnh vực kinh doanh: bạn cần vị trí trung tâm thành phố, hoạt động kinh doanh quanh đó sôi động hay yên tĩnh, ít dân cư,… tất cả điều đó tùy thuộc vào lĩnh vực và kế hoạch của công ty bạn. Ngoài ra, vị trí thuận lợi giao thông cũng ảnh hưởng đến quyết định nên chọn thuê văn phòng hay không.
* Chiến lược quảng bá hình ảnh công ty: Nếu công ty bạn có quy mô lớn, cần làm nổi bật thương hiệu, văn phòng nên đặt tại trung tâm thành phố, sẽ dễ dàng PR cho tên tuổi công ty, thu hút một nguồn nhân viên chất lượng, và dĩ nhiên đi kèm với đó là chi phí khá cao. Còn ngược lại, bạn không cần quảng bá thương hiệu thì chỉ cần một văn phòng khang trang hoặc một văn phòng ở vị trí tốt.
* Phong thủy: đảm bảo đáp ứng được các tiêu chí như: đường xá thông thoáng, không hay tắc nghẽn giao thông, không khí lưu thông tốt nhằm đem lại may mắn, công việc đạt hiệu quả cao.
3 Diện tích văn phòng đối với công ty
Diện tích văn phòng được xác định dựa vào số lượng nhân viên, kế hoạch phát triển lâu dài của công ty.
* Diện tích trung bình để có thể đáp ứng được cho nhân viên là 4m2/ người (bao gồm diện tích khu vực công cộng, kỹ thuật, bộ phận phụ trợ và phục vụ).
* Kế hoạch mở rộng kinh doanh phụ thuộc rất lớn vào diện tích văn phòng, vậy nên bạn cần đặc biệt chú ý đến điều này trước khi thuê. Nên đưa điều khoản này vào để thương lượng với chủ đầu tư nhằm giảm chi phí phát sinh khi công ty bạn muốn mở rộng quy mô sau này.
Lưu ý, có những trường hợp khi thuê văn phòng bạn sẽ phải chi trả thêm về diện tích sử dụng chung như hành lang, lối đi, khu vệ sinh…và cả diện tích sở hữu.
Sự chênh lệch khi chi trả hai phần diện tích này có thể lên đến hơn 20% tổng tiền thuê, vì vậy bạn nên tính toán, cân đối diện tích thật hợp lý và trao đổi kỹ, tránh nảy sinh mâu thuẫn trong hợp đồng về sau.
4 Công ty nội thất để thiết kế và tư vấn cho nội thất văn phòng
Nếu bạn có công ty nội thất để thực hiện việc thiết kế nội thất văn phòng, thì bạn có thể tham khảo đội ngũ kiến trúc sư của họ để có thể chắc chắn rằng diện tích văn phòng và cách bố trí nội thất văn phòng đảm bảo cho việc sử dụng.
Đôi khi diện tích văn phòng mới, có nhiều yếu tố liên quan như cột, các vách kính lấy sáng, tường, … có thể phù hợp hoặc không với công ty bạn, việc có ý kiến từ chuyên gia sẽ giúp bạn tránh được nhiều những rủi ro nếu có.
5 Thời gian làm việc
Chủ đầu tư toà nhà, quản lý toà nhà sẽ có những quy định riêng về thời gian làm việc cho các văn phòng khác nhau. Do đó, tùy theo thời lượng phân bổ thời gian là 8tiếng/ngày hay 24/24h, bạn sẽ phải thương lượng kỹ trong hợp đồng nếu trong trường hợp công ty bạn cần làm thêm giờ, bạn cần dự tính thời gian phát sinh sau đó thương lượng các chi phí ngoài giờ với chủ tòa nhà.
6 Cơ sở hạ tầng, dịch vụ, chi phí cộng thêm
Khi thuê văn phòng bạn đừng quên đặt vấn đề “Có được cung cấp đầy đủ các dịch vụ và dịch vụ cơ sở hạ tầng, dịch vụ hay không?”, đây là yếu tố quan trọng mang lại sự dễ dàng cho hoạt động của công ty. Doanh nghiệp cần lưu ý về cơ sở hạ tầng, phí dịch vụ trước khi quyết định chọn thuê văn phòng
* Phí Quản lý: Nếu thuê văn phòng của tòa nhà văn phòng, bạn sẽ phải trả một khoản phí gọi là “phí quản lý nhất định” cho từng m2 trong văn phòng. Phí quản lý bao gồm: chi phí quản lý cho bộ phận bảo vệ, tiếp tân, điện, nước, bảo trì, hệ thống ánh sáng khu vực chung…
* Khu vực để xe – Giá cả & số lượng: Có một vài tòa nhà văn phòng miễn phí số lượng chỗ đậu xe nhất định, tuy nhiên hầu hết nhu cầu của công ty luôn vượt qua số chỗ để xe theo quy định đó.
Do đó trước khi ký kết hợp đồng, bạn nên nhờ sự tư vấn trực tiếp từ chủ đầu tư hoặc tư vấn viên giới thiệu bạn về chỗ để xe và chi phí, nếu không đáp ứng được nhu cầu bạn đề ra, chủ đầu tư có thể giới thiệu cho bạn chỗ đậu xe hợp lý gần văn phòng với chi phí phải chăng.
* Thời gian sửa chữa và trang trí văn phòng: tùy vào mục đích kinh doanh của công ty mà trước khi chính thức thuê văn phòng, công ty bạn sẽ bỏ ra một thời gian sửa chữa và sắp xếp trang trí.
Việc này sẽ tốn khoảng 1 – 2 tháng nên bạn nên trao đổi với chủ đầu tư về vấn đề miễn phí khoảng thời gian sửa chữa này, hoặc hỗ trợ một phần chi phí cho việc sửa chữa và trang trí lại Văn phòng.
Với phương châm “khách hàng luôn là tiêu chí hàng đầu” của chủ đầu tư nên bạn đừng ngần ngại thương lượng để có được một vị trí văn phòng tốt nhất cho công ty với chi phí phải chăng nhất.
7 Mẹo thương lượng hợp đồng khi thuê
Nếu bạn chưa có kinh nghiệm trong việc thương lượng hợp đồng khi thuê, hãy tìm kiếm dịch vụ của các công ty chuyên về cho thuê văn phòng hoặc thông qua luật sư để khảo cứu lại hợp đồng thuê trước khi đi đến ký kết.
Trong hợp đồng thuê văn phòng, giá cho thuê thường sẽ giữ được nguyên trong 2 hoặc 3 năm đầu (hợp đồng ký kết 5 năm), thời gian sau đó giá sẽ tăng hoặc giảm phụ thuộc vào thị trường (thường thì giá sẽ tăng chứ không giảm).
Để hạn chế các chi phí phát sinh quá lớn, bạn nên quy định rõ ràng trong hợp đồng. Ví dụ: tăng không quá 10%…
Ngoài ra, bạn nên thương thảo kỹ với chủ đầu tư về diện tích thuê (gồm diện tích riêng và chung), việc này sẽ giảm chi phí đáng kể về lâu dài cho công ty bạn.
Văn phòng công ty là bộ mặt và là biểu tượng đại diện cho công ty, thế nên, quá trình tìm kiếm văn phòng thực sự là thử thách lớn. Với tình hình giá thuê văn phòng đang giảm như hiện nay, các doanh nghiệp nên thuê sớm và thuê với diện tích lớn.
